受注メール・FAXから納期回答書を自動生成｜FlowSyncのAIエージェントで製造業の受注対応を自動化

「FAXが届くたびに担当者が工程表とにらめっこして、電話でお客様に折り返す」——そんな受注対応がまだ続いているなら、その業務フローはいま最もDXの恩恵を受けやすい領域のひとつです。

【Before】メール・FAX受注の何が非効率なのか

中小製造業の受注対応現場では、いまも多くの企業がメールやFAXで注文を受け取り、担当者が手動で工程を確認し、電話やメールで納期を回答するという流れを繰り返しています。一見「それで回っている」ように見えても、内側には深刻な非効率が潜んでいます。

【After】FlowSync×AIエージェントで実現する自動フロー

FlowSyncとAIエージェントを組み合わせることで、受注対応の一連フローをほぼノータッチで完結させることができます。2026年以降、こうした「非定型業務まで含めた自動化」の実装事例が中小製造業でも急速に広がりつつあるとされています。

自動化フローの全体像

FS Blueprintで業務フローを設計する手順

FlowSyncの設計ツール「FS Blueprint」を使えば、プログラミングの専門知識がなくても上記フローを視覚的に組み上げることができます。設定の主要ポイントを3つ紹介します。

① 受注入力画面の構成

FS Blueprint上で受注入力フォームを作成します。設定する入力項目は「受注元コード」「品番」「数量」「希望納期」「備考」の5項目が基本構成です。AIエージェントが自動入力した内容を担当者が確認・修正できる「確認ステップ」ボタンを画面に配置することで、完全自動化と人的チェックのバランスを保ちます。

② 在庫参照ロジックの設定

FS Blueprint内の「データ連携ブロック」を使い、基幹システムのAPIまたはCSVエクスポートと接続します。在庫数が発注数量以上であれば「即納フラグ：ON」、不足の場合は製造リードタイム（製品完成までの所要日数）を参照して最短納期日を計算するロジックをノーコードで設定できます。

③ 帳票出力テンプレートの設定

納期回答書の帳票テンプレートはExcelまたはFS Blueprint標準のPDFエディタで作成します。「{{受注番号}}」「{{回答納期}}」「{{担当者名}}」などのプレースホルダー（自動で値が差し込まれる箇所）を設定するだけで、出力時に実データが自動反映されます。テンプレートは得意先ごとに複数保持できるため、書式が異なる複数取引先にも対応可能です。

導入ステップと注意点

既存基幹システムとの連携設計

最初に確認すべきは、既存の生産管理システムや在庫管理システムがAPIを公開しているか・CSVエクスポートが可能かという点です。多くの中小製造業では旧来型のシステムを使っており、直接接続が困難な場合があります。その場合はFlowSyncの「スケジュールCSV取込」機能を使い、日次・時間次でデータを同期する方式から始めるのが現実的です。

例外対応ルールの定め方

AIエージェントが対応できない例外（初回取引先からの注文・特殊仕様品・大口注文など）は、「例外フラグ」を立てて担当者に通知するルールをあらかじめ定義しておくことが重要です。FS Blueprint上では「条件分岐ブロック」を使って「数量が○件以上→担当者確認へ転送」という設定が可能です。例外処理を人に任せる設計を最初から組み込むことで、自動化の失敗リスクを大幅に下げられます。