紙やExcelでの手作業運用には、見えにくい形でコストがかかっています。月末の集計作業に発生する残業代、外部への入力代行・記帳代行の外注費などがその代表例です。

これらを新規予算の獲得としてではなく、既存コストの付け替えとして稟議に乗せると、経理部門の抵抗も小さくなります。「新たに月5万円かかる」ではなく「これまで月8万円かかっていた残業代・外注費を、月5万円のツール費用に置き換える」という説明の方が、経営会議での通りは格段によくなります。

2026年、これまでの「IT導入補助金」は「デジタル化・AI導入補助金2026」へと名称変更され、令和7年度補正予算で3,400億円規模の予算が計上されています。ソフトウェア購入費・導入関連費の補助率は基本1/2以内で、賃上げ等の条件を満たした場合には2/3以内まで引き上げられ、50万円以下の小口案件は3/4、小規模事業者はさらに4/5まで引き上げられる設計です。

この補助金は申請の締切が年数回設定されている「複数回募集型」のため、期初に申請を逃していても、年度内に複数回のチャンスが巡ってきます。自己負担額を1/3〜1/5程度まで圧縮できれば、期中の追加稟議でも経営者の意思決定は格段にしやすくなります。

「全部門にAIを導入する」という提案は、金額も大きくなり稟議のハードルも上がります。まずは経理の請求書チェックや問い合わせ対応の一次回答など、1つの業務に絞って月数万円規模で始めるのが現実的です。

小さく始めて実績を作ることで、翌年度の本予算に「継続・拡大」という形で組み込みやすくなります。年度途中の稟議は「本格導入」ではなく「試験導入」という位置づけにすることが、通過率を上げるポイントです。