FAX受注が続く取引先が電子化しない理由と向き合い方

「うちの取引先、いまだにFAXで注文書を送ってくるんですよ」——製造業の受注担当者から、こうした声を聞くことは今も珍しくありません。2026年になっても、FAXは受注の入口として現役です。

なぜ2026年になってもFAX注文書は無くならないのか

「うちだけ遅れているのでは」と感じる経営者は多いですが、実態は違います。中小企業の85.8%がFAXや電話などアナログな手段での受注を継続しているという調査結果もあり、これは業界全体に共通する構造的な問題です。

Before：FAX注文書が届いてから受注登録されるまで

実際の現場では、1枚のFAX注文書が受注データになるまでに、いくつもの手作業が挟まっています。

特に手書き文字や、かすれた複合機のFAX出力は読み間違いの温床です。数量の桁を見誤れば欠品や過剰在庫につながり、納期の見落としは信用問題に直結します。

「取引先にFAXをやめてもらう」は交渉コストが高すぎる

EDIの普及率が依然として低い背景には、こうした力関係の問題があります。発注側にとってFAXは「今のやり方を変えなくていい」手段であり、受注側から変更を求めることは取引関係そのものにリスクを及ぼしかねません。中小製造業の営業利益率は3〜5%程度とされる中、取引を失うリスクを冒してまで交渉に時間とコストをかけるのは合理的とは言えないという判断も理解できます。

発想の転換：取引構造は変えず、自社の受け口だけを自動化する

ここで有効なのが、「取引先を変える」のではなく「自社が受け取った後の処理を変える」という発想です。FAXという入口はそのままに、届いた注文書をAI-OCR（画像から文字情報を読み取り、データ化する技術）で読み取り、型番・数量・納期といった項目を自動抽出して基幹システムに連携する仕組みです。

こうした受け口の自動化を専門に扱うサービスとして、紙・FAX・PDFなど非構造データの読み取りと業務システム連携を担うFAX・紙帳票をAI-OCRでデータ化する仕組みDocSyncの紹介ページが、自社が提供するサービスとして紹介されています。取引先との交渉を必要とせず、自社側の工程だけで完結する点が特徴です。

After：受注登録画面でオペレーターが確認・確定するだけになった業務フロー

この仕組みを導入すると、業務の姿は次のように変わります。

これまで「FAXを見て、Excelに転記し、上長が突き合わせる」という複数の工程を経ていた業務が、転記工程が1本減り、確認と確定という2つの動作に集約されます。二重入力もなくなるため、担当者による読み取りのブレも起きにくくなります。

自社の受注フローに合わせた読み取り精度・確認フロー設計のポイント