食品工場のロットトレーサビリティをAIアプリで自動追跡する設計術

「このロットの原料、どの製品にどれだけ使った？」——取引先からの問い合わせに、受入記録のファイルと配合日報の紙束を行ったり来たりしながら探す。そんな光景が、今も多くの食品工場で繰り返されています。

紙とExcelで「ロットを追う」ことの限界

2021年6月に食品等事業者へのHACCP（危害要因分析重要管理点：食品の製造工程で起こりうる危害を管理するための衛生管理手法）対応が完全義務化されて以降、中小の食品工場でも「原料ロットと製品ロットのつながり」を記録する必要性が高まっています。しかし現場の実態は、受入記録・配合記録・出荷伝票がそれぞれ別のExcelファイルや紙の帳票に分散しているケースが少なくありません。

Before：自主回収時に数日かかる現場

原料の受入時は紙の受領書にロット番号を手書き。配合記録は製造日報のExcelに人が転記。出荷伝票はまた別の管理ソフトで作成——という具合に、同じロット番号が3つの異なる媒体をバラバラに移動していきます。

いざ自主回収が必要になった際は、担当者が受入記録をめくり、配合記録と突き合わせ、出荷先リストを手作業で絞り込む。この一連の作業に数日を要し、その間も製品は流通し続けてしまうリスクがあります。

原因：記録が「点」で存在し「線」になっていない

トレーサビリティの基本は「一歩前・一歩後」の原則——つまり、ある製品について「どこから来た原料を使ったか（一歩前）」と「どこへ出荷したか（一歩後）」を即座に特定できる状態を指します。紙やExcelでの管理では、この前後関係を人の記憶と手作業の照合に頼らざるを得ず、転記ミスや確認漏れが発生しやすくなります。

After：業務アプリでロットを数十秒で遡及特定する

業務アプリ化によって実現したいのは、ロット番号を起点に「一歩前・一歩後」を即座にたどれる画面です。具体的には次のような操作イメージになります。

トレース照会画面で製品ロット番号を入力

出荷済み製品のロット番号を検索欄に入力し、「ロット照会」ボタンを押すだけで、該当製品がどの配合記録から生まれたかが一覧表示されます。

「トレース実行」ボタンで一歩前・一歩後を自動展開

配合記録に紐づく原材料ロット（一歩前）と、その製品ロットの出荷先一覧（一歩後）が同一画面にツリー表示され、紙の突き合わせ作業そのものが不要になります。

結果を「ロット追跡結果_出力日.csv」として保存

照会結果はそのままCSVやExcel形式で出力でき、保健所への報告資料や社内稟議の添付資料としてそのまま活用できます。

原材料受入データを配合記録・製造日報に自動連携する設計

トレーサビリティの精度は、入口となる「受入登録画面」の設計で決まると言っても過言ではありません。設計のポイントは以下の入力項目を最初から統一フォーマットで押さえておくことです。

原材料ロット番号（バーコードまたは手入力）
仕入先コード
受入数量・受入日

これらを受入登録画面で一度入力すれば、その情報は製造工程の「配合記録画面」に自動連携され、配合担当者は使用原料をプルダウンから選ぶだけで済みます。紙の配合日報をExcelに転記する工程が1本減り、転記ミスによるロット取り違えのリスクも下がります。

出荷先・賞味期限と紐づけ、回収範囲を即座に絞り込む

さらに重要なのが、製品ロットと「出荷先」「賞味期限」を紐づけるアラート設計です。出荷登録画面で得意先コードと出荷数量を入力すると、製品ロットに対して出荷先が自動的に積み上がっていきます。

万一、特定の原材料ロットに問題が発覚した場合は、トレース照会画面でその原材料ロットを検索するだけで、「どの製品ロットに使われ、どの出荷先に渡っているか」が即座に絞り込まれます。回収対象が自動的にリストアップされ、「回収対象リスト.xlsx」として出力できる設計にしておけば、現場は該当先への連絡作業に専念できます。

自社の受入記録は、何のロット番号と何の仕入先コードがあれば「一歩前」を追えるか。
出荷伝票には、賞味期限と出荷先が確実に紐づいているか。